Jährliche Pflichten der US LLC: Annual Report, Registered Agent, IRS

Eine US LLC ist schnell gegründet. Danach beginnt der Teil, über den in der Werbung kaum jemand spricht: die jährlichen Pflichten. Sie sind überschaubar, aber sie haben feste Fristen, und jede verpasste Frist kostet Geld oder den Status der Gesellschaft. Wer einmal verstanden hat, was jedes Jahr ansteht, behält seine LLC mit wenig Aufwand sauber. Wer es nicht weiß, merkt es meist erst, wenn eine Bank ein Good Standing verlangt und der Staat keins mehr ausstellt.

Die Pflichten einer US LLC im Jahr lassen sich in vier Gruppen ordnen: der Annual Report und die Jahressteuer beim Gründungsstaat, der Registered Agent, der das ganze Jahr erreichbar sein muss, die Meldung an die IRS und einige Meldungen, die nur bei bestimmten Ereignissen fällig werden. Dazu kommt, getrennt davon, alles, was dein Wohnsitzland verlangt. Wie die Gründung selbst abläuft, steht im Leitfaden US LLC gründen.

Der LLC Annual Report: was der Gründungsstaat jedes Jahr will

Der Annual Report ist die jährliche Meldung der LLC an den Staat, in dem sie gegründet wurde. Inhaltlich ist er schlicht: Der Staat will wissen, dass die Gesellschaft noch existiert, wer ihr Registered Agent ist und unter welcher Adresse sie erreichbar ist. Je nach Staat ist der Bericht mit einer Gebühr oder einer Steuer verbunden, und manche Staaten verlangen nur die Zahlung ohne Bericht. Jeder Staat setzt eigene Fristen, und die meisten gelten unabhängig davon, ob die LLC im Jahr Umsatz gemacht hat oder nicht.

Wyoming. Der Annual Report ist nach Angaben des Secretary of State am ersten Tag des Monats fällig, in dem die LLC gegründet wurde. Wer seine LLC am 15. Mai gegründet hat, reicht den Bericht also jedes Jahr zum 1. Mai ein. Mit dem Bericht wird die Annual Report License Tax bezahlt: nach der Gebührenordnung, gültig seit 1. Juli 2026, 60 Dollar oder zwei Zehntel Promille des Vermögens, das die LLC in Wyoming hat, je nachdem, was höher ist.

Delaware. In Delaware gibt es für LLCs keinen Annual Report, aber eine feste Jahressteuer. Die Division of Corporations verlangt von jeder LLC 400 Dollar, für das Vorjahr fällig bis zum 1. Juni. Die Steuer fällt an, sobald die LLC irgendwann im Kalenderjahr im Register aktiv war; eine anteilige Kürzung für ein angebrochenes Jahr gibt es nicht. Wer zu spät zahlt, zahlt 200 Dollar Säumniszuschlag und 1,5 Prozent Zinsen pro Monat auf Steuer und Zuschlag.

Texas. In Texas läuft die jährliche Meldung über den Franchise-Tax-Bericht an den Comptroller, fällig am 15. Mai. Liegt die LLC unter der Schwelle, ab der Steuer anfällt, reicht sie trotzdem einen Public Information Report oder einen Ownership Information Report ein. Fehlt der Bericht, kündigt der Comptroller an, dass die Gesellschaft ihr Recht verliert, in Texas Geschäfte zu betreiben.

Florida. Die Division of Corporations nimmt für den Annual Report einer LLC 138,75 Dollar. Wer nach dem 1. Mai einreicht, zahlt 400 Dollar Verspätungsgebühr dazu. Wer bis zum dritten Freitag im September gar nicht einreicht, dessen Gesellschaft wird zum Geschäftsschluss am vierten Freitag im September von Amts wegen aufgelöst.

Die vier Beispiele zeigen das Muster: Es gibt keinen einheitlichen Stichtag, keine Bundesfrist und keine Erinnerung, auf die man sich verlassen kann. Ob ein Staat für dich besser passt als ein anderer, hängt an mehr als diesen Fristen; den Vergleich der beiden bekanntesten Staaten liefert Wyoming oder Delaware?.

Was passiert, wenn der Annual Report fehlt

Ein fehlender Annual Report oder eine unbezahlte Jahressteuer bleibt nicht folgenlos. Zuerst kommen Zuschläge, dann verliert die LLC ihren Good Standing, also die amtliche Bestätigung, dass sie ihre Pflichten erfüllt. Am Ende steht in manchen Staaten die Auflösung von Amts wegen, in Florida etwa am vierten Freitag im September, wenn der Bericht bis zum dritten Freitag fehlt.

Wer die LLC danach zurückholen will, zahlt eine Wiederherstellungsgebühr. In Wyoming kostet die Reinstatement nach versäumter Jahressteuer laut Gebührenordnung 100 Dollar, nach dem Wegfall des Registered Agent 350 Dollar, jeweils zuzüglich der offenen Beträge. Teurer als die Gebühr ist oft die Zeit dazwischen: Eine Bank, ein Zahlungsanbieter oder ein Geschäftspartner, der in dieser Phase ein Certificate of Good Standing verlangt, bekommt keins. Welche Dokumente Banken sehen wollen und wie man sie beschafft, erklärt der Beitrag zum Handelsregisterauszug für die US LLC.

Registered Agent: die Pflicht, die nie Pause macht

Der Registered Agent ist die gesetzlich vorgeschriebene Zustelladresse der LLC im Gründungsstaat. An ihn gehen Klagen, behördliche Schreiben und die Post des Staates. Anders als der Annual Report ist er keine Frist, sondern ein Dauerzustand: Die LLC muss ihn an jedem Tag des Jahres haben.

Wie ernst die Staaten das nehmen, zeigt das Gesetz in Delaware. Nach 6 Del. C. § 18-104 muss jede LLC in Delaware ein Registered Office und einen Registered Agent unterhalten. Der Agent muss zu üblichen Zeiten erreichbar sein, Zustellungen und andere Mitteilungen annehmen und an die LLC weiterleiten, und er leitet auch die Mitteilung über die Jahressteuer weiter. Er darf seine Aufgaben nicht allein über ein virtuelles Büro oder eine Postweiterleitung erledigen. Die LLC wiederum muss ihm eine natürliche Person als Kontakt nennen, mit Namen, Geschäftsadresse und Telefonnummer, und diese Angaben aktuell halten.

Was passiert, wenn der Agent wegfällt, regelt dasselbe Gesetz: Ein Registered Agent kann sein Mandat niederlegen. Die Niederlegung wird 30 Tage nach Einreichung wirksam. Benennt die LLC in dieser Frist keinen neuen Agent, wird ihre Gründungsurkunde gelöscht. Für einen Gründer im Ausland, der die Kündigung des Agents vielleicht nie gelesen hat, ist das der unauffälligste Weg, seine Gesellschaft zu verlieren.

Für dich bedeutet das praktisch: Wenn du nicht selbst im Gründungsstaat wohnst, brauchst du einen Dienstleister als Registered Agent, jedes Jahr, ohne Lücke. Und du brauchst einen, der die Post, die bei ihm ankommt, auch zuverlässig an dich weitergibt. Der Agent ist der gesetzliche Empfänger für Zustellungen an die LLC: Was bei ihm ankommt und liegen bleibt, erfährst du womöglich erst, wenn es zu spät ist.

Die Meldung an die IRS: Form 5472 mit Pro-forma-Form 1120

Die wichtigste Bundespflicht trifft fast jede LLC mit einem einzigen ausländischen Eigentümer. Steuerlich ist eine solche LLC in der Regel eine Disregarded Entity, also für die Einkommensteuer nicht vorhanden. Eine eigene Einkommensteuererklärung muss sie deshalb nicht abgeben. Für die Meldepflicht nach Section 6038A wird sie aber wie eine Kapitalgesellschaft behandelt. Nach den Anweisungen der IRS zu Form 5472 reicht sie jedes Jahr eine Pro-forma-Form 1120 mit angehängter Form 5472 ein.

Die Form 1120 ist dabei nur der Umschlag. Ausgefüllt werden laut IRS lediglich Name und Adresse der LLC sowie die Felder B (die EIN) und E (etwa der Haken für die erste oder letzte Erklärung). Oben quer auf das Formular gehört der Vermerk "Foreign-owned U.S. DE". Die eigentlichen Angaben stehen in der Form 5472: wer der Eigentümer ist, in welchem Land er Geschäfte macht und welche Transaktionen es im Jahr zwischen LLC und Eigentümer oder verbundenen Personen gab. Dazu zählen ausdrücklich auch Einlagen in die LLC und Entnahmen aus ihr.

Drei Punkte überraschen viele Gründer:

1. Die Meldung gilt auch ohne Gewinn. Es geht nicht um Steuer, sondern um Information. Eine LLC, die im Jahr Geld vom Eigentümer bekommen oder an ihn ausgezahlt hat, hat etwas zu melden.
2. Sie geht nicht elektronisch. Die IRS nimmt die Unterlagen einer solchen LLC nur per Fax an die Nummer 855-887-7737 oder per Post an eine eigene Adresse in Ogden, Utah. Die normale Adresse aus den Anweisungen zur Form 1120 gilt nicht.
3. Die Frist ist die der Form 1120. Eine Körperschaft reicht ihre Erklärung nach den Anweisungen zur Form 1120 bis zum 15. Tag des vierten Monats nach Ende des Steuerjahres ein. Das Steuerjahr der LLC ist das ihres Eigentümers für US-Zwecke, und wenn er keins hat, das Kalenderjahr. Für das Kalenderjahr 2026 heißt das: 15. April 2027.

Wer die Frist nicht halten kann, beantragt vorher eine Verlängerung mit Form 7004. Die automatische Verlängerung beträgt nach den Anweisungen zur Form 7004 in der Regel sechs Monate. Der Antrag muss bis zum ursprünglichen Fälligkeitstag bei der IRS sein, ebenfalls per Fax oder Post an dieselbe Stelle, mit dem Vermerk "Foreign-owned U.S. DE" oben auf dem Formular.

Was eine fehlende Meldung kostet, steht im Gesetz: Nach 26 U.S.C. § 6038A(d) sind es 25.000 Dollar für jedes Jahr, und wenn der Verstoß mehr als 90 Tage nach einer Mahnung der IRS andauert, weitere 25.000 Dollar für jeden angefangenen Zeitraum von 30 Tagen. Eine im Wesentlichen unvollständige Form 5472 gilt nach den IRS-Anweisungen als nicht eingereicht. Wer die Grundlagen der Form vertiefen will, liest Form 5472: Wer einreichen muss; wer eine Frist schon verpasst hat, findet den Weg zurück unter Form 5472 Frist verpasst.

Unterlagen aufbewahren: die stille Pflicht

Zur Meldepflicht gehört eine Aufbewahrungspflicht. Die IRS verlangt laut den Anweisungen zur Form 5472, dass die meldepflichtige Gesellschaft Bücher und Aufzeichnungen führt, die die Richtigkeit ihrer Angaben belegen, auch zu den Transaktionen mit verbundenen Personen. Die Strafe von 25.000 Dollar gilt ausdrücklich auch für den Fall, dass diese Aufzeichnungen fehlen.

In der Praxis heißt das: Kontoauszüge der LLC, Belege für Einlagen und Entnahmen und eine saubere Trennung zwischen deinem privaten Geld und dem Geld der Gesellschaft. Wie wenig Buchhaltung dafür reicht und wann aus der Kür eine Pflicht wird, steht im Beitrag LLC-Buchhaltung: Pflicht und Kür.

Meldungen, die nur bei bestimmten Ereignissen fällig werden

Neben den festen Jahresterminen gibt es Pflichten, die ein Ereignis auslöst.

Wechsel der verantwortlichen Person oder der Adresse. Wenn sich die Person ändert, die gegenüber der IRS für die EIN verantwortlich ist, oder die Geschäftsadresse der LLC, gehört das mit Form 8822-B an die IRS. Für den Wechsel der verantwortlichen Person gilt nach Angaben der IRS eine Frist von 60 Tagen. Wer seine LLC verkauft, einen Partner aufnimmt oder umzieht, sollte das nicht vergessen, denn an diese Adresse schickt die IRS auch ihre Mahnungen.

Konten außerhalb der USA. Eine LLC, die nach dem Recht eines US-Bundesstaats gegründet wurde, ist für die Meldung ausländischer Konten eine US-Person (31 CFR 1010.350). Hat sie Konten außerhalb der USA, deren Wert zusammen irgendwann im Kalenderjahr über 10.000 Dollar liegt, muss sie nach FinCEN einen FBAR einreichen. Wer für seine LLC ein europäisches Geschäftskonto führt, hat diese Pflicht also mit.

Änderungen an der LLC selbst. Ein neuer Name, ein neuer Registered Agent oder eine geänderte Adresse werden beim Gründungsstaat eingetragen, jeweils mit eigener Gebühr. Das sind keine Jahrespflichten, aber sie gehören in denselben Kalender, weil sie die Angaben im nächsten Annual Report verändern.

Was nicht mehr anfällt: die BOI-Meldung. Nach FinCEN sind alle Gesellschaften, die in den USA gegründet wurden, von der Meldung der wirtschaftlich Berechtigten befreit. Für eine LLC aus Wyoming, Delaware, Texas oder Florida ist das also keine Pflicht mehr. Die Hintergründe stehen im Beitrag BOI endgültig abgeschafft.

Der Jahreskalender einer US LLC

Für eine Single-Member-LLC mit ausländischem Eigentümer und Kalenderjahr als Steuerjahr sieht das Jahr so aus:

1. Das ganze Jahr: Registered Agent ohne Lücke, Post weiterleiten lassen, Belege sammeln, Geschäftskonto und Privatgeld trennen.
2. Bis 15. April: Pro-forma-Form 1120 mit Form 5472 für das Vorjahr per Fax oder Post an die IRS, oder bis zu diesem Tag die Verlängerung mit Form 7004.
3. 1. Mai: Annual Report in Florida ohne Verspätungsgebühr.
4. 15. Mai: Franchise-Tax-Bericht oder Public Information Report in Texas.
5. 1. Juni: Jahressteuer in Delaware für das Vorjahr.
6. Erster Tag des Gründungsmonats: Annual Report und License Tax in Wyoming.
7. Mitte Oktober: verlängerte Frist für Form 1120 und Form 5472, wenn die Verlängerung rechtzeitig beantragt wurde.
8. Bei Bedarf: Form 8822-B binnen 60 Tagen nach einem Wechsel der verantwortlichen Person, FBAR bei Auslandskonten über 10.000 Dollar.

Für deine LLC gilt davon nur die Zeile ihres Gründungsstaats plus die Bundespflichten. Wer in einem Staat gegründet hat und in einem zweiten registriert ist, hat die Pflichten beider Staaten.

Was die laufenden Pflichten kosten

Wer nach den laufenden Kosten einer LLC sucht, sucht eigentlich nach den Kosten dieser Pflichten. Sie bestehen aus drei Teilen: den Gebühren und Steuern der Gründungsstaaten, dem Registered Agent als jährlicher Dienstleistung und der Vorbereitung der Meldung an die IRS. Die staatlichen Beträge sind klein, in Wyoming beginnt die License Tax bei 60 Dollar, Delaware nimmt 400 Dollar. Der eigentliche Kostentreiber ist das Risiko: Eine einzige vergessene Form 5472 kostet mehr als viele Jahre ordentlicher Betreuung.

Die vollständige Rechnung aller einmaligen und laufenden Posten, Staat für Staat, steht in der Vollkostenrechnung der US LLC.

Und im Wohnsitzland?

Die US-Pflichten sind die eine Seite. Wo die Gewinne der LLC versteuert werden und was dein Finanzamt wissen will, entscheidet nicht die LLC, sondern dein Wohnsitz. Wer in Deutschland, Österreich oder der Schweiz lebt, hat dort eigene Erklärungs- und Meldepflichten, die mit dem US-Kalender nichts zu tun haben. Was für Deutsche gilt, erklärt US LLC gründen als Deutscher; wer aus Deutschland weggezogen ist, prüft zusätzlich § 2 AStG und die LLC.

Wer die Pflichten übernimmt

Keine dieser Pflichten ist schwer. Schwer ist nur, sie über Jahre ohne Ausnahme einzuhalten, mit Fristen in zwei Rechtsordnungen, Formularen, die nur per Fax angenommen werden, und einem Registered Agent, dessen Post man nicht übersehen darf. Genau deshalb sind bei uns Registered Agent, staatliche Jahresberichte und die Meldung mit Form 1120 und Form 5472 Teil des Pakets: Was im Einzelnen enthalten ist, steht unter unseren Leistungen, den Jahrespreis je Staat findest du auf der Seite Kosten. Wenn du vorher klären willst, welche Pflichten für deine Lage gelten, buche ein Beratungsgespräch.